Jak mierzyć efektywność firmy? Wszystko co musisz wiedzieć o KPI.

Pomiar efektywności jest istotną częścią monitorowania rozwoju i postępów każdej firmy. Polega ono na pomiarze rzeczywistych wyników działalności w stosunku do zamierzonych celów. Regularne sprawdzanie wyników działalności chroni firmę przed problemami finansowymi i organizacyjnymi.

Mierz wyniki i ustalaj cele

Kluczowe wskaźniki wydajności, znane również jako KPI, pomagają mierzyć i oceniać efektywność rozwiązań, funkcji i procesów w firmie.

Wskaźniki KPI uwzględniają strategiczne cele firmy i mierzą wydajność w stosunku do konkretnego celu, określonego z punktu widzenia strategii, planowania lub budżetu. Pomiar wskaźników KPI może pomóc w określeniu, czy istnieje prawdopodobieństwo osiągnięcia celów biznesowych.

Rodzaje wskaźników KPI

Istnieje wiele rodzajów wskaźników KPI, które można wykorzystać do mierzenia wydajności i efektywności w swojej działalności. Należy stosować te, które mają największy sens dla danej strategii i obszaru biznesowego. Większość wskaźników KPI koncentruje się na jednym z poniższych celów:

  • zwiększenie przychodów
  • redukcja kosztów
  • zwiększenie wydajności
  • poprawa satysfakcji klienta.

Przykłady KPI

Niektóre przykłady wskaźników KPI obejmują:

  • średni czas wykonania zadania
  • odsetek zadań wykonanych na czas
  • odsetek zadań zaległych
  • koszt świadczenia usług
  • koszt zarządzania procesami
  • czas przestoju i dostępność
  • liczba otrzymanych skarg
  • ilość zadań przypadająca na jednego pracownika
  • ocena usług przez klientów
  • liczba błędów w procesach
  • zwrot z inwestycji
  • wskaźnik zadłużenia kapitału własnego
  • marża operacyjna
  • przychód na pracownika
  • czas cyklu realizacji zamówienia
  • wydajność produkcji

Twoje KPI powinny odnosić się do tych aspektów środowiska biznesowego, nad którymi masz kontrolę. Na przykład, stopy procentowe mogą być kluczowym czynnikiem wydajności dla danej firmy, ale nie możesz użyć stopy bazowej Narodowego Banku Polski jako KPI, ponieważ firmy nie mają możliwości jej zmiany. Można natomiast kontrolować narażenie firmy na wahania stóp procentowych, co może stanowić użyteczny KPI.

Zobacz też:  Praca w gospodarstwie rolnym – czy to wiejska sielanka?

Dlaczego kluczowe wskaźniki efektywności są ważne?

Celem pomiaru wyników jest ostatecznie poprawa wyników. KPI mogą pomóc w osiągnięciu tego celu poprzez umożliwienie

  • dostrzeżenie potencjalnych problemów lub możliwości
  • wyznaczenie celów dla firmy i pracowników, które pozwolą osiągnąć cele strategiczne.

Jak mierzyć KPI?

Po zdefiniowaniu KPI trzeba będzie określić najlepszą metodę pomiaru i oceny wyników w odniesieniu do tego wskaźnika. Pomocne może być podzielenie oceny na bardziej łatwe do opanowania elementy i mierzenie każdego z nich osobno. Aby KPI były skuteczne, należy je regularnie monitorować.

Aby KPI sprawdzały się jako narzędzie zarządzania i utrzymywały Cię na drodze do osiągnięcia celów, musisz być w stanie dokładnie mierzyć i raportować na ich temat. W tym celu dostępne są komputerowe systemy informacji zarządczej.

Ustalanie, mierzenie i analizowanie wskaźników KPI jest istotną częścią każdej firmy, jednak nie musi to być bolesny i czasochłonny proces. Niezależnie od tego, czy korzystasz z systemu informacji zarządczej  czy arkusza kalkulacyjnego Excel, integracja wskaźników KPI z różnych narzędzi na wieloplatformowym pulpicie analitycznym może stanowić ogromną różnicę. Posiadanie w jednym miejscu wskaźników w czasie rzeczywistym, które aktualizują się automatycznie, pozwala zespołom i poszczególnym osobom na poprawę postępów i czasu poświęconego na działania. Możliwość uzyskania ogólnego obrazu tego, które wskaźniki wymagają poprawy, a które osiągają dobre wyniki, może uwolnić cenny czas, pozwalając na bardziej efektywną pracę wykorzystując odpowiedio zasoby. Po analizie KPI dowiesz się także gdzie Twoj zespół popełnia błędy lub niedomaga i jak temu przeciwdziałać.


Marcin Szymański

Specjalista w branży HR, poza pracą interesuje się socjologią. Zajmuje go struktura zatrudnienia w Polsce oraz motywacje pracowników do wybrania danej ścieżki zawodowej.

Opublikuj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.