Open space – definicja otwartej przestrzeni biurowej i jak w niej pracować?

Open space to termin, który elektryzuje pracowników dużych firm. Co oznacza to pojęcie i dlaczego budzi tyle kontrowersji?

Open space to biura, stanowiące idealne miejsce do pracy, które zwiększa produktywność i łączy z nowymi strategiami i zwinnymi metodologiami. Tradycyjna koncepcja pracy biurowej, która jest budowana wokół biur, stała się przestarzała. Jednak obecna sytuacja zmusza nas do zmniejszenia pojemności tych otwartych przestrzeni do zachowania dozwolonych odległości, a tym samym zagwarantowania bezpieczeństwa użytkownikom. W tym artykule wyjaśniamy, na czym tak naprawdę składają się biura open space i jakie korzyści przynoszą firmie i zespołowi pracowników.

O co chodzi z biurami typu open space?

Mówiąc o biurach open space, warto podkreślić, że w tym modelu kluczowe jest stworzenie otwartej przestrzeni, w której wszyscy pracownicy mają stanowiska w jednej otwartej przestrzeni, tworząc innowacyjne środowisko pracy.

Wskutek trendu open space rodzą się nowe sposoby rozumienia rutyny w środowisku pracy, w którym pracownicy odgrywają fundamentalną rolę. Coraz więcej firm poszukuje przestrzeni, aby ich pracownicy mogli cieszyć się przerwą we wspólnym biurze, co podobno zwiększa ich uważność i poprawia samopoczucie przez cały dzień pracy.

Jak wygląda biuro typu open space?

Zazwyczaj jest to duża przestrzeń biurowa mieszcząca od kilkunastu do kilkudziesięciu (a czasami ponad stu) pracowników tego samego przedsiębiorstwa. Ludzie siedzą tuż obok siebie, dosłownie biurko w biurko. Niekiedy są odgrodzeni od siebie pół ściankami, które mają na celu zwiększyć poczucie prywatności i zmniejszyć rozproszenie uwagi (tworzą tzw. boksy).

Z reguły przełożony siedzi mniej więcej w centralnej części tak urządzonego biura, niekiedy jego biurko znajduje się w oddzielnym pomieszczeniu tzw. akwarium, które jest szklanym pokojem. Wówczas ścianki działowe służą tylko wydzielenia innych pomieszczeń, np. sal konferencyjnych. 

Wady i zalety przestrzeni open space

W związku z zerwaniem z tradycyjnym podejściem do pracy w biurze, przestrzenie open space budzą wiele wątpliwości. Szczególnie ze strony osób pracujących ze sobą twarzą w twarz słychać niepochlebne opinie na temat braku komfortu pracy w open space.

Jakie korzyści mają biura open space ?

Wszystkie nowe trendy w projektowaniu przestrzeni mają swoje zalety, ponieważ są przemyślane w taki sposób, aby dostosować się do aktualnych wymagań pracowników. Zatem poprzez biura w modelu open space osiągamy:

• ZERWANIE Z TRADYCYJNĄ HIERARCHIĄ

Od jakiegoś czasu obserwujemy, jak zmienił się sposób rozumienia pracy, telepraca przełamała trend firmy gorsetowej o piramidalnej strukturze. Biura rodzaju open space znalazły swoje miejsce w takich firmach, ponieważ sprzyjają integracji wszystkich zatrudnionych i wzmacniają poczucie przynależności.

• MAKSYMALIZACJA POWIERZCHNI BIUROWEJ

Funkcjonalność środowiska pracy wzrasta wraz z biurami open space, ponieważ użyteczną przestrzeń uzyskuje się po wyeliminowaniu typowych ścian oddzielających różne działy tej samej firmy. W ten sposób dajemy przestronną powierzchnię, zapewniamy światło, a przede wszystkim generujemy estetyczny wygląd.

• WSPÓŁPRACA MIĘDZY ZESPOŁAMI

Jeśli jedna osoba jest w stanie wpaść na dobry pomysł, kilka osób może go maksymalnie rozwinąć, a jeszcze lepiej, jeśli ta grupa osób odpowiada różnym działom lub obszarom pracy, które dostarczają komplementarnych wizji. Z tego powodu biura open space przyczyniają się do pracy zespołowej i zapewniają płynność między współpracownikami podczas burzy mózgów, więc poprawia kreatywność.

• SOCJALIZACJA

Biura open space sprzyjają socjalizacji pracowników, tworząc zdrowsze i bardziej przyjazne środowisko pracy. Firma, w której zatrudnieni mogą wykonywać swoje zadania w afektywnym i rzeczywistym środowisku, sprzyja realizacji ich zadań.

• PROJEKCJA BIZNESOWA

Ponadto tego typu biuro open space wpływa bezpośrednio na projekcję firmy, ponieważ wykazuje wartość dodaną poprzez dążenie do stworzenia optymalnego miejsca pracy i zwraca szczególną uwagę na dobro swoich ludzi.

• KOSZT

Aranżacja jednej przestrzeni jest znacznie tańsza od przygotowania oddzielnych gabinetów. W zasadzie w takim miejscu pracy często jedynymi meblami są biurka pracowników (szczególnie w dużych call center).

Minusy jednej dużej przestrzeni do pracy

Pomimo wielu zalet, jakie ma ten typ biura, ma też on wiele wad. W szczególności brak prywatności może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego i odbić się na efektywności działań. Ponadto do wad można zaliczyć:

• BRAK PRYWATNOŚCI

Nie są to dobre miejsca dla niektórych rodzajów zatrudnionych, np. kierowników i szefów, którzy potrzebują przestrzeni, która pozwala im komunikować się z innymi firmami w przestrzeni, która zapewnia im poufność.

• HAŁAS

Takie przestrzenie są głośne i wielu osobom utrudniają koncentrację, bo prywatne rozmowy mieszają się z zawodowymi. Skupienie jest ważne w pracy, a jego brak odbija się negatywnie nad jakością rezultatów, np. ciężka jest rozmowa z trudnym klientem w dużym hałasie.

• KONKURENCYJNOŚĆ

Dla niektórych osób konkurencyjność nie wpływa korzystnie na ich produktywność, wręcz przeciwnie – skutecznie ich demotywuje.

Pojęcie open space kryje pod sobą szereg zalet i wad. Z jednej strony jest najlepszym rozwiązaniem do ulokowania dużej ilości osób na jednej przestrzeni i zatarcia granic między pracownikami. Z drugiej brak podziału na oddzielne pokoje i panujący hałas utrudniają pracę, w efekcie podnoszą ciśnienie krwi i zwiększają ryzyko choroby serca w przyszłości.