Workflow – na czym polega przepływ pracy i czy warto stosować ten system?

Workflow poprzez automatyzację procesów umożliwia sprawną realizację zamierzonych celów biznesowych, funkcjonalny obieg dokumentów oraz jasno wytyczoną ścieżkę przy zadaniach do wykonania. Na czym polega i jak go zastosować we własnej firmie?

Workflow jest niezbędny, jeżeli chce się sprawnie zrealizować projekt i ponosić niższe koszty działań biznesowych. Konkurencja na dzisiejszym rynku jest bardzo duża, więc przedsiębiorstwa muszą się wyróżniać i być bardziej produktywne, aby zostać zauważone przez potencjalnych klientów. Z tego powodu stosuje się różne procesy i techniki, aby skutecznie osiągnąć ten cel, jednym z najpowszechniejszym z nich jest workflow dotyczący przepływu danych. W tym artykule przedstawimy, czym jest ten proces, jakie ma typy i jak można wdrożyć system we własnej działalności?

Czym jest workflow?

Samo słowo workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza: przepływ pracy. Oprogramowanie workflow również określane jest skrótem WFM (Workflow Management). Aktualnie termin stosowany jest w odniesieniu do jednego z najefektywniejszych sposobów zarządzania pracownikami i ich zadaniami. To swoista automatyzacja procesów i procedur przeprowadzanych przez firmę na co dzień, czyli zestaw obowiązków, które są wykonywane w określonej kolejności, aby osiągnąć cel. Zadania są przekazywane od jednego pracownika lub działu do drugiego zgodnie z hierarchią i wcześniej ustalonymi regułami.

Poznaj bliżej proces workflow

Technika ta polega na zdefiniowaniu z wyprzedzeniem kroków, które należy wykonać, aby ukończyć projekt lub zadanie i osiągnąć uzgodniony cel, zawsze stosując się do odpowiednich procedur. Narzucone zasady pomagają w koordynacji i kontroli pracowników na każdym etapie realizacji projektu, aż do zakończenia procesu.

Do czego służy przepływ pracy w firmie?

Przepływ pracy służy do prowadzenia wszystkich pracowników firmy do robienia rzeczy w określony sposób, m.in. przy zachowaniu:

• kolejności wykonywania procesów;
• właściwej wymiany informacji pomiędzy różnymi działami;
• przepływu dokumentów z zachowaniem poufnych danych (np. danych osobowych), tak aby dostęp do nich miały osoby, dla których są one niezbędne;

Krótko mówią wdrożenie systemu workflow pozwala na sprawne zarządzanie procesami. Program umożliwia popełnienia mniejszej liczby błędów, ponieważ wszyscy pracownicy znają cel i przestrzegają tych samych zasad, aby go osiągnąć.

Metodologia workflow zwykle wykorzystuje aplikacje, aby umożliwić tranzycję procesu. Pomaga to zredukować czas i koszty, wyeliminować błędy i szybciej osiągnąć cel. Automatyzacja procesów biznesowych nie oznacza konieczności korzystania z narzędzi technologicznych, aczkolwiek wiele czynności, które należy wykonać, musi zostać zrealizowana za pośrednictwem określonych platform.

Rodzaje systemu workflow

Workflow to automatyzacja odpowiednich procedur zarządczych oraz pracy zaangażowanych zespołów. Jego głównym założeniem jest usprawnienie komunikacji między wszystkimi obszarami firmy, a dzięki logicznemu przepływowi zadań, gwarantowana jest ich zgodność, a ponadto większa wydajność i szybkość pracy ludzkiej.

Istnieją trzy rodzaje przepływu pracy, które będą zależeć od aktywności, do której jesteś dedykowany, i rodzaju zadań, które chcesz zorganizować:

1. Ad hoc. Tutaj reguły można tworzyć lub modyfikować podczas procesu pracy. Oznacza to, że w trakcie realizacji celu i zgodnie z pojawiającymi się potrzebami system norm ulega modyfikacji – nie są one sztywne.
2. Produkcyjny. W tym typie reguły mają małą elastyczność, bowiem to bardziej ograniczony system. Tutaj biznes podąża wyznaczonym kierunkiem, koncentrując się na stałych działaniach, które są już znane wszystkim pracownikom. W tym przypadku nie ma zbyt wiele miejsca na zmiany.
3. Administracyjny Ten system jest pośredni między pozostałymi dwoma. Ta metoda jest zwykle stosowana do zadań, które nie mają zdefiniowanej struktury. Koncentruje się na zadaniach, które są przewidywalne i powtarzalne, narzucając reguły, które są łatwe do zrozumienia i zaakceptowania.

Dlaczego warto go stosować?

A jakie są korzyści płynące z zautomatyzowania przepływów procesów poprzez system workflow? Sprawdźmy:

1. Lepsza komunikacja wewnętrzna. Dzięki jasno sprecyzowanym celom i wdrożeniu zasad, których należy przestrzegać, komunikacja jest sprawniejsza, prostsza i bezpieczniejsza.
2. Transparentność pracy różnych działów. W firmie pracownicy będą mieli jasno określone swoje obowiązki i sposób postępowania podczas przebiegu procesu. W ten sposób łatwiej jest weryfikować i śledzić status każdego zadania.
3. Większa efektywność pracy. Dzięki dobrze zdefiniowanym etapom pracownicy są skoncentrowani na swoich obowiązkach, proces przebiega sprawnie, co powoduje lepszą produktywność.
4. Redukcja błędów. Postępowanie zgodnie z krokami etapami wyznaczonymi w systemie zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia poważnych błędów.
5. Obniżenie kosztów. Eliminują zbędne kroki, poprawiasz komunikację i zwiększasz produktywność, dzięki czemu oszczędzasz czas i pracę zespołu.

Oczywiście to tylko kilka podstawowych korzyści wynikających z odpowiedniego zarządzania procesami biznesowymi.

Oprogramowanie workflow

Workflow to system, który ma na celu automatyzację procesów pracy. To doskonałe narzędzie pozwalające na dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Dlatego rekomenduje się nieustanne mierzenie i przetwarzanie wyników przy wdrażaniu tej metodologii we własnej firmie, ponieważ wszystko, co nie podlega sprawdzaniu, nie może zostać poddane poprawnej optymalizacji.

Z pomocą w tej kwestii przychodzą wcześniej wspomniane oprogramowania, które pozwalają na szybką, ale dokładną kontrolę działania poszczególnych procesów i ewentualne wprowadzenie zmian do istniejącego workflow. Ponadto większość z nich umożliwia transparentną komunikację na konkretnych etapach projektu oraz przekazywanie informacji lub zadań.

Celem Twojej firmy jest zwiększenie produktywności, ponieważ jak wspomnieliśmy, jest duża konkurencja. Workflow usprawnia planowanie zadań, pomaga podejmować lepsze decyzje i przyspiesza procesy informacyjne i komunikacyjne w zespole. Koordynacja wszystkich pracowników w tym samym zadaniu lub projekcie ułatwia koordynację pracy między nimi. Dlatego jeżeli chcesz odpowiednio zarządzać swoim biznesem, zastanów się nad wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania, które w szybki i łatwy sposób usprawni kontrolę nad przebiegiem pracy poszczególnych zespołów.