Feedback – czym jest i jak go udzielać pracownikowi?

Feedback często jest rozumiany jako krytyka w pracy. Nie jest to jednak prawdziwe stwierdzenie. Czym zatem jest feedback i w jaki sposób go przekazywać?

Feedback to rodzaj służbowego komunikatu. Dobra komunikacja jest niezbędna w środowisku pracy, zwłaszcza przy próbach korygowania istniejących błędów lub złych praktyk z przeszłości. Feedback stanowi powszechną metodę mającą na celu poprawę niektórych aspektów funkcjonowania firmy. Dlatego w artykule omówimy zalety i prawidłowego zaadaptowania kultury feedbacku w organizacji.

Czym jest feedback?

Feedback to informacja zwrotna, czyli czynność polegająca na dostarczaniu informacji o wyniku danego procesu lub jego części. Może obejmować porady, komentarze i oceny. Możemy zdefiniować informację zwrotną jako zestaw metodologii mających na celu promowanie komunikacji między ludźmi i działami w celu analizy współpracy, jej efektów oraz ułatwienie ewaluacji, która poprawi współpracę w przyszłości. Pozwoli wyeliminować błędy albo przyspieszyć pracę nad projektem.

W przedsiębiorstwie informacja zwrotna ma charakter retroaktywny. Mianowicie chodzi o analizę przebiegu pracy w poszukiwaniu związku między wzorcami a przeszłymi sytuacjami, które rzucają światło na to, jakie konkretne działania wywołały poszczególne rezultaty. W środowisku korporacyjnym jest to bardziej związane z oferowaniem raportu na temat wydajności pracowników. Generalnie wiąże się to z realizacją celów i zadań. Performance Feedback można zdefiniować jako proces zarządzania ludźmi, który polega na wymianie informacji między menedżerami a pracownikami.

Jest to praktyka zarządzania, która może przynieść zarówno pozytywne, jak i negatywne wyniki. Z jednej strony może skutecznie motywować pracownika do osiągania celów, z drugiej, w zależności od tego, w jaki sposób zostanie złożony ten raport, może jeszcze bardziej zaszkodzić tym, którzy nie osiągnęli rezultatu.

Zobacz też:  Praca w sklepie internetowym, czyli obsługa strony i klientów

Idąc dalej, można uznać, że feedback obejmuje całą kulturę korporacyjną. Firma zapewnia ciągłość praktyki komunikacji zwrotnej i niejako ją instytucjonalizuje. Organizacje, które postępują w ten sposób, przyjmują kulturę ciągłego doskonalenia na wszystkich poziomach.

Negatywny i pozytywny feedback

Z pewnością przy wielu okazjach otrzymałeś rekomendacje lub musiałeś przekazać innym współpracownikom informację zwrotną na temat ich pracy. Czy jednak zastanawiałeś się, czy robisz to we właściwy sposób? Często dany współpracownik zaczyna przedstawiać rekomendacje innym współpracownikom i nie zastanawia się nad skutkami swojej wypowiedzi – jakie ta rekomendacja może mieć znaczenie dla osoby, która ją otrzymuje?

Prawdą jest, że intencja jest zawsze pozytywna, jednak odbiorca informacji może nie przyjąć jej w ten sposób. Aby tak się nie stało, ważne jest rozróżnienie na pozytywny i negatywny feedback. Co je różni?

Konstruktywna krytyka

Funkcjonuje wiele sposobów wyrażania swojej opinii na temat pracy innych kolegów. Kiedy robi się to negatywnie lub krytycznie, mamy do czynienia z negatywną informacją zwrotną, która jest bardziej nastawiona na informowanie użytkownika o obszarach wymagających poprawy. Ważne jest, aby nie mylić negatywnej opinii z krytyką, która może kogoś urazić (nikt nie lubi być oceniany). To niezwykle ważne bowiem pomiędzy tymi kwestiami jest cienka granica, więc ważne jest, aby osoba udzielająca feedbacku nie straciła zaufania rozmówcy i uniknęła kłótni, która byłaby końcem rozmowy. Jeżeli obawiasz się reakcji rozmówcy, może warto poprosić go o spotkanie w cztery oczy.

Trzeba chwalić

Z kolei pozytywna informacja zwrotna skupia się na mocnych stronach pracownika, aby nadal z nich korzystał. Taka informacja zwrotna przekazuje pozytywną myśl, na temat czyjegoś udziału w wykonaniu zadania, jakości pracy lub innych pozytywów odnoszących się do obowiązków.

Te dwa modele przekazywania feedbacku drugiej osobie mają ten sam cel, a więc poprawę wykonywania funkcji pomagających w doskonaleniu zawodowym. Jednak sposób, w jaki nakierujesz rozmowę na pozytywny lub negatywny punkt, wpłynie na reakcję pracownika. Pamiętaj, że feedback powinien być jasny w przekazie, nikogo nie obrażać i być zgodny z zasadami savoir-vivre.

Zobacz też:  Jak wygląda praca agenta celnego? Jak zostać agentem celnym?

Jak zintegrować kulturę feedbacku z własną firmą?

Definicja informacji zwrotnej w pracy polega na jej konstruktywnym celu. Negatywny feedback ma swoje miejsce, o ile nie jest formułowany w kłótliwy sposób, nie jest stronniczy lub nie zagłębia się w kwestie osobiste (wchodzi w aspekty wychodzące poza środowisko pracy).

Udzielanie feedbacku jest równie ważne jak otrzymywanie

Informacja zwrotna to proces, który musi płynąć we wszystkich kierunkach, nie tylko z najwyższych poziomów schematu organizacyjnego. Sami pracownicy również powinni mieć możliwość udzielenia informacji zwrotnej menedżerom średniego szczebla, a nawet zarządowi.

Zaangażuj wszystkie działy

Przyjmując za pewnik chęć przyczynienia się do całościowej poprawy procesów biznesowych, każdy powinien mieć możliwość udzielania informacji zwrotnej. Istnieje wiele szczegółów dotyczących codziennej ewolucji pracy, których kadra kierownicza nie dostrzega, a wiedzą na ich temat dysponuje każdy z pracowników niższego szczebla.

Użyj odpowiednich narzędzi

Grywalizacja jest jedną z doskonałych alternatyw dla oceny wyników. W przypadku pojawienia się sytuacji, które miały już miejsce, wszyscy pracownicy mogą okazywać empatię współpracownikom i szefom oraz przewidywać ich działania w obliczu podobnych przypadków w przyszłości.

Zalety merytorycznego feedbacku

Bez wątpienia pozytywny feedback jest tym bardziej pożądanym przez poszczególnych członków zespołu, niemniej jednak nie należy postrzegać tego jako tradycyjnej pochwały. Bowiem w feedbacku nie chodzi o wyrażanie pozytywnej lub negatywnej opinii na temat czyjejś pracy tylko poddaniu pewnej kwestii konwersacji, która być może wskaże obszary, które należy skorygować, aby uniknąć błędów z przeszłości.

Większa motywacja pracowników

Pracownicy będą bardziej zmotywowani, ponieważ będą mogli informować przełożonych o informacjach lub spostrzeżeniach, które zwykle nie są częścią ich raportów i sprawozdań.

Feedback poprawia efektywność

Wydajność osoby, która otrzymuje informację zwrotną, może się poprawić dzięki punktom widzenia innych współpracowników, całego zespołu lub szefów. W efekcie może dostrzec aspekty, z których wcześniej nie zdawała sobie sprawy.

Zobacz też:  Pokolenie X i Y oraz baby boomers na rynku pracy w Polsce. Charakterystyka generacji

Zaufanie między pracownikami a przełożonymi

Wyznaczając feedback jako kulturę korporacyjną, przedsiębiorstwo będzie cieszyć się atmosferą wzajemnego zaufania między przełożonymi, pracownikami i działami. Zwykle informacje zwrotne pochodzą od góry do dołu, to znaczy od kierownictwa do pracowników. Jeśli jednak poszukuje się poprawy środowiska pracy i ogólnej wydajności, najlepiej byłoby, gdyby feedback był dwukierunkowy.

Formowanie kultury pracy, która zapewnia regularny i ciągły feedback od pracowników, to praktyka zarządzania, która została szeroko przyjęta w ostatnich dziesięcioleciach.  Dzięki informacjom zwrotnym firmy mogą przyjrzeć się zoptymalizowanej wydajności wszystkich swoich pracowników, ucząc się na błędach. Tworzone jest sprzyjające środowisko pracy, w którym powstają błyskotliwe pomysły.


Marcin Szymański

Specjalista w branży HR, poza pracą interesuje się socjologią. Zajmuje go struktura zatrudnienia w Polsce oraz motywacje pracowników do wybrania danej ścieżki zawodowej.

Opublikuj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *