Dostarczenie zamówionych towarów lub wykonanie zlecenia wiąże się z koniecznością zapłaty i wystawienia faktury. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, popełnia błędy, które mogą skutkować nieprzyjemnościami podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Jakie są najpopularniejsze z nich i jak je skorygować?
Dostarczenie zamówionych towarów lub wykonanie zlecenia wiąże się z koniecznością zapłaty i wystawienia faktury. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, popełnia błędy, które mogą skutkować nieprzyjemnościami podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Jakie są najpopularniejsze z nich i jak je skorygować?
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT to dokument, w którym znajdują się wszystkie dane, dotyczące zawieranej transakcji. Należą do nich m.in. informacje o stronach oraz o przedmiocie transakcji, ceny towarów lub usług czy też stawki podatku. Może być wystawiony w wersji papierowej lub elektronicznej.
Najważniejsze składowe faktury
Wszystkie dane, które powinny znaleźć się w dokumencie, wymienione są w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przedsiębiorca bądź pracownik, który przygotowuje fakturę, musi zadbać o to, aby pojawiły się w niej:
- data wystawienia,
- numer identyfikacyjny dokumentu,
- imiona i nazwiska lub nazwy podmiotów stron transakcji,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usług,
- numery NIP obu stron transakcji,
- nazwa towaru lub usługi,
- miara oraz liczba towarów dostarczonych lub zakres wykonanych usług,
- cena netto,
- stawka podatku,
- kwoty rabatów obniżek cen i rabatów,
- kwota podatku,
- kwota należności ogółem.
Podanie niezbędnych informacji pozwoli uniknąć ewentualnych błędów podczas wystawiania faktury.
Błędy przy wystawianiu faktur
Najczęściej popełnianymi podczas wystawiania faktur błędami są:
Stosowanie nieodpowiedniej numeracji
W fakturze musi znaleźć się numer kolejny względem poprzedniej. Wymagane jest zachowanie ciągłości numeracji. Aby uniknąć nieścisłości, warto zastosować się do kilku prostych reguł, którymi są:
- zachowanie stałej liczby znaków w numeracji,
- utrzymanie zrozumiałego schematu numerowania,
- prowadzenie numeracji osobno dla każdego działu w firmie,
- uniemożliwienie manualnej zmiany numeracji.
Zapis nieodpowiedniej daty
Jednym z najczęściej pojawiających się błędów przy wystawianiu faktur jest podanie nieprawidłowej daty bądź całkowite pominięcie uzupełnienia tego elementu. Aby móc działać zgodnie z obowiązującym prawem, należy wówczas wystawić notę korygującą, zwaną również fakturą korygującą.
Pominięcie istotnych informacji przy wystawianiu faktury
Często zdarza się, że w fakturze pominięte zostaną niezbędne jej elementy.
Przyczynia się to do powstania wad, które usunąć można sporządzając nowy dokument (jeśli nie została wysłana) lub wystawiając notę korygującą (jeżeli została wysłana). Dzięki eliminacji błędów w odpowiednim czasie, ryzyko powstania problemów podczas kontroli Urzędu Skarbowego jest zminimalizowane. Ponadto przedsiębiorca może swobodnie rozliczyć podatek VAT, zarówno na ogólnych zasadach opodatkowania, jak i w szczególnych formach rozliczania, m.in. w takich dokumentach, jak faktura VAT marża.
W jaki sposób korygować błędy?
Aby odpowiednio prowadzić dokumentację przedsiębiorstwa, niezbędne jest korygowanie błędów, które pojawiają się w fakturach. Jeśli pojawią się w nich jakiekolwiek nieścisłości, należy dołączyć do nich oświadczenie z opisem problemu. Dobrą praktyką jest kontakt z Urzędem Skarbowym, który pomoże w ich naprawie. Istnieje również możliwość sporządzenia noty korygującej, która w zrozumiały sposób wykaże charakter dokumentu. W korekcie musi znaleźć się odpowiedni numer, data oraz powód jej wystawienia.
Choć całkowite wyeliminowanie błędów podczas wystawiania faktur jest mało prawdopodobne, warto znać sposoby, które pozwolą zminimalizować ryzyko ich powstania oraz metody na szybką ich korekcję.
Artykuł promocyjny
Sprawdź zarobki w poszczególnych zawodach
