Kim jest fleet manager i czym się zajmuje?

Większość dużych przedsiębiorstw krajowych, jak i zagranicznych posiada własną flotę pojazdów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Należą do niej nie tylko samochody osobowe, ale również dostawcze (ciężarowe) i autobusy. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na większą ilość pojazdów w firmie, rośnie również zapotrzebowanie na wykwalifikowany personel do zarządzania flotą. Zatem kim jest fleet manager i jaki jest zakres jego obowiązków?

Kim jest fleet manager?

Fleet manager to osoba zarządzająca flotą samochodową i środkami transportu w firmie. Nadzoruje i serwisuje działanie pojazdów. W zależności od specyfiki firmy stanowisko to może nosić inne nazwy jak choćby dyrektor logistyki.

Flota samochodowa to zespół pojazdów znajdujących się w firmie wykorzystywanych w ramach danego przedsiębiorstwa. Podstawowy podział floty samochodowej dotyczy dwóch kategorii: floty osobowej i ciężarowej.

Co to jest zarządzanie flotą?

Zarządzanie flotą samochodową (fleet management) to nadzorowanie samochodów wykorzystywanych w firmie do wykonywania zleceń oraz pracy kierowców. Proces ten obejmuje szereg zadań, które wpływają nie tylko na zwiększenie zysków i zmniejszenie kosztów utrzymania w firmie, ale również podnosi bezpieczeństwo kierowców.

Obowiązki fleet managera

Fleet manager zarządza zespołem kierowców oraz zajmuje się rozwiązywaniem ich problemów. Do najważniejszych jego obowiązków należą:

1. Zakup i sprzedaż samochodów dla firmy.

Jednym z podstawowych zadań managera floty samochodowej jest zakup samochodów dla firmy oraz sprzedaż tych, które z konkretnych powodów zostały z floty wycofane. Samochody to wizytówka firmy, a fleet manager musi znaleźć auto nie tylko odpowiednio reprezentacyjne, ale praktyczne i spełniające bieżące wymogi transportowe, a przy tym być stosunkowo tanie w eksploatacji.

Zobacz też:  Jaki lekarz może wystawić zwolnienie lekarskie na tydzień?

2. Kontrola kwestii formalnych w zakresie zarządzania flotą.

Praca fleet managera to również praca biurowa i administracyjna. Sporządza analizy i raporty, które są podstawą optymalizacji kosztów utrzymania floty firmowej. Takie szczegółowe raporty są źródłem informacji, dzięki którym można zauważyć możliwość oszczędności i tym samym lepiej zaplanować kolejne decyzje. Rozlicza również karty paliwowe, a jego zadaniem jest wybór takich, które przyniosą korzyść firmie, obniżając koszty zakupu paliwa.

3. Zarządzania flotą samochodową i ludźmi

Fleet manager jest łącznikiem pomiędzy zarządzającymi w firmie a pracownikami, czyli kierowcami. Rozlicza pracowników z czasu pracy, załatwia sprawy związane z badaniami technicznymi i naprawami pojazdów, a także ustala trasy pojazdów transportowych. Zobligowany jest również do zawarcia jak najkorzystniejszych umów ubezpieczeniowych. Znajduje rozwiązania mające na celu zwiększenie motywacji pracowników.

Analizowanie danych to codzienność w pracy fleet managera.

Narzędzia usprawniające pracę fleet managera

Podstawowymi narzędziami w pracy fleet managera są telefon i laptop oraz samochód służbowy. Odpowiednie aplikacje i programy komputerowe w znaczny sposób ułatwiają pracę fleet managera. 

Laptop i telefon z odpowiednimi aplikacjami to główne narzędzie pracy fleet managera.

Lokalizator GPS

GPS to technologia umożliwiająca śledzenie przesuwających się obiektów w czasie rzeczywistym. Lokalizator GPS zamontowany w każdym pojeździe floty zapewnia:

  • Dokładny podgląd pozycji pojazdu w czasie rzeczywistym.
  • Informacje o dokładnej prędkości pojazdu.
  • Tworzenie archiwum tras w celu późniejszego podglądu.
  • Zabezpieczenie przed kradzieżą rozpoznając nietypowe zachowania np. gdy samochód zboczył z wyznaczonej trasy.
  • W przypadku konfliktu z kontrahentami pozwala udowodnić, że pojazd dotarł na miejsce w deklarowanym czasie.

Lokalizator GPS wraz z oprogramowaniem dostarcza informacji, które umożliwiają zwiększenie efektywności poprzez:

  • planowanie tras w celu skrócenia czasu przejazdu,
  • zwiększenie terminowości,
  • zredukowanie zużycia paliwa.

Cechy, jakimi powinien odznaczać się fleet manager

Zawód fleet managera wiąże się z dużą odpowiedzialnością i niejednokrotnie pracą pod presją czasu. Oto kilka najważniejszych cech, jakimi powinien odznaczać się fleet manager:

  1. Posiadać ogólną wiedzę z zakresu motoryzacji. W przypadku awarii samochodu powinien doradzić i odpowiednio zarządzić (czy wezwanie mechanika jest konieczne, czy też kierowca może poradzić sobie sam z usterką).
  2. Odpornością na stres. Presja czasu, szybka reakcja i wielozadaniowość, która pozwala na dotrzymanie wyznaczonych terminów.
  3. Umiejętnościami analitycznymi. Pozwalają one na znalezienie dodatkowych oszczędności w firmie i zwiększenie efektywności.
  4. Wiedzą z zakresu prawa. Zawieranie umów, rozmowy z ubezpieczycielami, czy wypadek samochodowy to tylko kilka sytuacji, w których fleet manager musi wiedzieć, co robić.
Zobacz też:  Badania nieniszczące, czyli jak zbadać próbkę bez jej uszkodzenia?

Fleet manager powinien również posiadać zdolności w zakresie komunikacji interpersonalnej. Rozmowy i budowanie dobrych relacji z klientami są kluczowe w pracy fleet managera.

Korzyści wynikające z zarządzania flotą pojazdów

  1. Lokalizacja pojazdów 24 godziny na dobę na podstawie monitorowania pojazdów w czasie rzeczywistym.
  2. Poprawa poziomu usług dzięki łatwej komunikacji z kierowcami.
  3. Oszczędność paliwa dzięki analizowaniu stylu jazdy.
  4. Skrócenie czasu jazdy oraz optymalizacja trasy dostaw dzięki zastosowaniu nowoczesnej nawigacji, która umożliwia uniknięcie korków.
  5. Poprawa bezpieczeństwa dzięki terminowym i planowanym przeglądom pojazdów.

Podsumowanie

Dla firm, które liczą kilka lub kilkanaście pojazdów zatrudnienie wykwalifikowanego fleet managera jest wręcz koniecznością. Fleet manager zajmuje organizacją pracy kierowców, a to przekłada się na zwiększone zyski i duże oszczędności. 


Marcin Szymański

Specjalista w branży HR, poza pracą interesuje się socjologią. Zajmuje go struktura zatrudnienia w Polsce oraz motywacje pracowników do wybrania danej ścieżki zawodowej.

Opublikuj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *