Większość dużych przedsiębiorstw krajowych, jak i zagranicznych posiada własną flotę pojazdów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Należą do niej nie tylko samochody osobowe, ale również dostawcze (ciężarowe) i autobusy. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na większą ilość pojazdów w firmie, rośnie również zapotrzebowanie na wykwalifikowany personel do zarządzania flotą. Zatem kim jest fleet manager i jaki jest zakres jego obowiązków?
Kim jest fleet manager?
Fleet manager to osoba zarządzająca flotą samochodową i środkami transportu w firmie. Nadzoruje i serwisuje działanie pojazdów. W zależności od specyfiki firmy stanowisko to może nosić inne nazwy jak choćby dyrektor logistyki.
Flota samochodowa to zespół pojazdów znajdujących się w firmie wykorzystywanych w ramach danego przedsiębiorstwa. Podstawowy podział floty samochodowej dotyczy dwóch kategorii: floty osobowej i ciężarowej.
Co to jest zarządzanie flotą?
Zarządzanie flotą samochodową (fleet management) to nadzorowanie samochodów wykorzystywanych w firmie do wykonywania zleceń oraz pracy kierowców. Proces ten obejmuje szereg zadań, które wpływają nie tylko na zwiększenie zysków i zmniejszenie kosztów utrzymania w firmie, ale również podnosi bezpieczeństwo kierowców.
Obowiązki fleet managera
Fleet manager zarządza zespołem kierowców oraz zajmuje się rozwiązywaniem ich problemów. Do najważniejszych jego obowiązków należą:
1. Zakup i sprzedaż samochodów dla firmy.
Jednym z podstawowych zadań managera floty samochodowej jest zakup samochodów dla firmy oraz sprzedaż tych, które z konkretnych powodów zostały z floty wycofane. Samochody to wizytówka firmy, a fleet manager musi znaleźć auto nie tylko odpowiednio reprezentacyjne, ale praktyczne i spełniające bieżące wymogi transportowe, a przy tym być stosunkowo tanie w eksploatacji.
2. Kontrola kwestii formalnych w zakresie zarządzania flotą.
Praca fleet managera to również praca biurowa i administracyjna. Sporządza analizy i raporty, które są podstawą optymalizacji kosztów utrzymania floty firmowej. Takie szczegółowe raporty są źródłem informacji, dzięki którym można zauważyć możliwość oszczędności i tym samym lepiej zaplanować kolejne decyzje. Rozlicza również karty paliwowe, a jego zadaniem jest wybór takich, które przyniosą korzyść firmie, obniżając koszty zakupu paliwa.
3. Zarządzania flotą samochodową i ludźmi
Fleet manager jest łącznikiem pomiędzy zarządzającymi w firmie a pracownikami, czyli kierowcami. Rozlicza pracowników z czasu pracy, załatwia sprawy związane z badaniami technicznymi i naprawami pojazdów, a także ustala trasy pojazdów transportowych. Zobligowany jest również do zawarcia jak najkorzystniejszych umów ubezpieczeniowych. Znajduje rozwiązania mające na celu zwiększenie motywacji pracowników.
Narzędzia usprawniające pracę fleet managera
Podstawowymi narzędziami w pracy fleet managera są telefon i laptop oraz samochód służbowy. Odpowiednie aplikacje i programy komputerowe w znaczny sposób ułatwiają pracę fleet managera.
Lokalizator GPS
GPS to technologia umożliwiająca śledzenie przesuwających się obiektów w czasie rzeczywistym. Lokalizator GPS zamontowany w każdym pojeździe floty zapewnia:
- Dokładny podgląd pozycji pojazdu w czasie rzeczywistym.
- Informacje o dokładnej prędkości pojazdu.
- Tworzenie archiwum tras w celu późniejszego podglądu.
- Zabezpieczenie przed kradzieżą rozpoznając nietypowe zachowania np. gdy samochód zboczył z wyznaczonej trasy.
- W przypadku konfliktu z kontrahentami pozwala udowodnić, że pojazd dotarł na miejsce w deklarowanym czasie.
Lokalizator GPS wraz z oprogramowaniem dostarcza informacji, które umożliwiają zwiększenie efektywności poprzez:
- planowanie tras w celu skrócenia czasu przejazdu,
- zwiększenie terminowości,
- zredukowanie zużycia paliwa.
Cechy, jakimi powinien odznaczać się fleet manager
Zawód fleet managera wiąże się z dużą odpowiedzialnością i niejednokrotnie pracą pod presją czasu. Oto kilka najważniejszych cech, jakimi powinien odznaczać się fleet manager:
- Posiadać ogólną wiedzę z zakresu motoryzacji. W przypadku awarii samochodu powinien doradzić i odpowiednio zarządzić (czy wezwanie mechanika jest konieczne, czy też kierowca może poradzić sobie sam z usterką).
- Odpornością na stres. Presja czasu, szybka reakcja i wielozadaniowość, która pozwala na dotrzymanie wyznaczonych terminów.
- Umiejętnościami analitycznymi. Pozwalają one na znalezienie dodatkowych oszczędności w firmie i zwiększenie efektywności.
- Wiedzą z zakresu prawa. Zawieranie umów, rozmowy z ubezpieczycielami, czy wypadek samochodowy to tylko kilka sytuacji, w których fleet manager musi wiedzieć, co robić.
Fleet manager powinien również posiadać zdolności w zakresie komunikacji interpersonalnej. Rozmowy i budowanie dobrych relacji z klientami są kluczowe w pracy fleet managera.
Korzyści wynikające z zarządzania flotą pojazdów
- Lokalizacja pojazdów 24 godziny na dobę na podstawie monitorowania pojazdów w czasie rzeczywistym.
- Poprawa poziomu usług dzięki łatwej komunikacji z kierowcami.
- Oszczędność paliwa dzięki analizowaniu stylu jazdy.
- Skrócenie czasu jazdy oraz optymalizacja trasy dostaw dzięki zastosowaniu nowoczesnej nawigacji, która umożliwia uniknięcie korków.
- Poprawa bezpieczeństwa dzięki terminowym i planowanym przeglądom pojazdów.
Podsumowanie
Dla firm, które liczą kilka lub kilkanaście pojazdów zatrudnienie wykwalifikowanego fleet managera jest wręcz koniecznością. Fleet manager zajmuje organizacją pracy kierowców, a to przekłada się na zwiększone zyski i duże oszczędności.
Sprawdź zarobki w poszczególnych zawodach
