KPI – czym są kluczowe wskaźniki efektywności? Definicja

KPI, to skrót, który sieje postrach wśród pracowników małych i dużych przedsiębiorstw, bowiem kojarzony jest z rozliczaniem efektów pracy. Czy faktycznie jest się czego obawiać?

KPI służą do sprawdzania efektywności nie tylko pracowników, ale również realizacji zamierzonych celów przedsiębiorstwa oraz sprawdzenia, czy przyjęta strategia rozwoju jest odpowiednia. Wielu osobom kojarzy się z tzw. wyścigiem szczurów, zuchwałym przełożonym i zwolnieniami. Jest w tym odrobina prawdy, ale nie można zapominać o drugiej stronie medalu i korzyściach ze stosowania KPI przy realizacji projektów biznesowych. Dowiedz się więcej z naszego artykułu, w którym staramy się przybliżyć.

KPI – definicja i zastosowanie

Akronim KPI jest skrótem od angielskiego terminu key performance indicators, który można przetłumaczyć jako kluczowe wskaźniki efektywności lub wskaźniki wydajności. Jest to, jak sama nazwa wskazuje, miara wyrażana zwykle w procentach, służąca jako narzędzie oceny poziomu wykonania procesu, która jest powiązana z taktyką, którą należy zastosować, aby osiągnąć cel. Dzięki zestawowi wskaźników KPI możemy ocenić aktualną kondycję organizacji w odniesieniu do konkretnego obszaru i podjąć działania optymalizacyjne.

Główne zalety stosowania wskaźników KPI

Nieustanne kontrolowanie rozwoju za pomocą tych wskaźników pozwala nie tylko zaspokajać ciekawość menadżerów, ale również na szczegółową analizę procesów i szybkie podejmowanie decyzji, co w efekcie pomaga w realizacji celu. To bardzo elastyczne narzędzie, które ułatwia m.in. adaptację biznesu do ciągłych zmian na rynku, konkurencji, klientów, nowych możliwości itp.

Dobrze dobrane KPI pozwalają motywować pracowników i zespoły do osiągania wyznaczonych wcześniej celów operacyjnych. Dodatkowo, jeśli te informacje zostaną udostępnione, a ich uwagi, a nawet decyzje będą uwzględniane, pozwolisz im poczuć się zaangażowanymi w proces i taktykę.

Jak wyznaczyć kluczowe wskaźniki efektywności?

KPI powinny być definiowane na podstawie dwóch elementów – celów oraz kluczowych danych, które możemy uzyskać. Powiedzielibyśmy wtedy, że KPI są punktem pośrednim między nimi, sposobem przekazywania surowych danych zespołowi i menadżerom tak, aby były łatwo zrozumiałe, analizowane i dostarczały wiedzy w odniesieniu do celów strategicznych.

Aby wyznaczyć KPI pomiaru, należy jasno określić:

1. Jakie są cele strategii?
2. Jaka strategia została zdefiniowana?
3. Jakie taktyki/działania zostaną opracowane?
4. Jakie dane/wyniki ilościowe i jakościowe można uzyskać z tych działań?

Dlatego, gdy mamy już założone cele i wiemy, co możemy zmierzyć, przejdźmy do ustalenia wskaźników KPI za pomocą modelu SMART, który pomoże uczynić je mierzalnymi, możliwymi i skutecznymi. Model składa się z proponowanych wskaźników KPI, które muszą być:

• konkretne;
• mierzalne;
• możliwe do osiągnięcia;
• ograniczone w czasie.

Rodzaje i przykłady KPI

Istnieją KPI, które wspierają osiąganie celów w różnych dziedzinach biznesu.

KPI w logistyce:

• obrót zapasów surowców;
• brak na stanie surowca;
• obrót zapasami produktów;
• produkt niedostępny;
• średni koszt na zamówienie zakupu surowca;
• czas realizacji;
• marża między kosztem surowców a całkowitą sprzedażą;
• średni termin płatności;
• terminy;
• błędy rozliczeniowe
• średni jednostkowy koszt transportu;
• koszt transportu ponad sprzedaż;
• koszt za kilometr;
• dostawy na czas.

KPI sprzedaży:

• poziom rozliczeń;
• średni zwrot ze sprzedaży;
• rentowność i marża każdego produktu;
• udział w rynku;
• pozycjonowanie na rynku;
• rotacja zapasów;
• stawka lojalnościowa;
• roszczenia;
• zwroty;
• wizyty klientów;
• rozmowy telefoniczne;
• obsługa klienta;
• wielkość zakupów na klienta;
• nowi a powracający klienci;
• współczynniki przeliczeniowe;
• koszt konwersji.

Finansowe KPI:

• marża zysku;
• efektywność kosztowa;
• ROI (zwrot z inwestycji);
• ROCE (zwrot z zaangażowanego kapitału);
• efektywny cykl konwersji;
• zrównoważony wzrost;
• stopień płynności;
• wydajność sił sprzedaży;
• wskaźnik redukcji kosztów;
• opłacalność;
• przepływ gotówki;
• wskaźnik pokrycia;
• wskaźnik samofinansowania;
• współczynnik autonomii;
• wypłacalność;
• ugoda finansowa.

KPI w mediach społecznościowych:

• wzrost obserwujących;
• zasięg;
• zaangażowanie użytkowników;
• CTR (współczynnik klikalności);
• CPL (koszt pozyskania klienta);
• konwersja;
• średni ROI (zwrot inwestycji).

Kto powinien mierzyć efektywność?

Zespół ds. rozwoju firmy koncentruje się na usprawnieniu przedsiębiorstwa, przedstawiając propozycje zwiększenia liczby klientów i sprzedaży konkretnego produktu (zależy od branży). Bardzo ważne jest, aby zespół ten ściśle mierzył efektywność najważniejszych wskaźników i sprawdzał, czy firma robi postępy. W ten sposób możesz jasno zrozumieć stan przedsiębiorstwa i prowadzić proces ciągłego doskonalenia strategii operacyjnych i działań marketingowych, co ma bezpośrednie przełożenie na wzrost twojego biznesu.

W biznesie, marketingu i innych obszarach działalności, w tym w finansach i zasobach ludzkich, często używa się terminu KPI, który jest stosowany ze względu na możliwość kontrolowania strategii działania, procesów i zasobów ukierunkowanych na osiąganie celów. Reasumując, KPI są używane, ponieważ ich sprawne wyznaczanie i mierzenie daje miarodajne wyniki, których prawidłowa analiza może znacznie poprawić funkcjonowanie danej firmy.